El Foro IAEE Coffee Talks se celebró el 28 de mayo y fue coorganizado por la vicepresidenta ejecutiva y directora de operaciones de la IAEE, Cathy Breden, CMP, CAE, CEM y Erika Welling, CEM, DES. Los asistentes respondieron a las preguntas presentadas, que exploraron los desarrollos recientes que han visto en eventos híbridos y virtuales, así como cómo prevén que estos formatos se utilizarán en futuras exposiciones y eventos. Siga leyendo para conocer las ideas resultantes de sus conversaciones.
“¿Continúas solo con lo digital o con lo híbrido? Si es así, ¿qué componente digital utilizará para su evento? Si incluye un mercado digital, ¿qué piensan sus expositores sobre el mercado en línea?
Kimberly Hull, directora del programa de patrocinio y expositores, LIMRA respondió: “Estamos trabajando en nuestra estrategia para incluir un componente digital. Para nuestra conferencia anual, planeamos realizar el evento en persona los domingos, lunes y martes y nuestro evento digital los martes, miércoles y jueves. Tendremos grabaciones del evento en vivo y ofreceremos nuevo contenido digital”.
Robyn Davis, CPTD, formadora/consultora de ferias comerciales, expositores WINH LLC agregó: “La mayoría de las ferias comerciales que apoyo se están volviendo cara a cara (F2F), con oportunidades digitales limitadas (al menos a corto plazo) para patrocinios y sesiones. El enfoque para exhibir (para mis clientes) ahora es principalmente volver a lo presencial... pero trabajo con algunos espectáculos que todavía son solo digitales o que realmente están profundizando en el concepto híbrido. Parece que cada uno tiene sus preferencias… ¡pronto habrá una combinación interesante!”
cathy señaló que estas opciones se mantendrán para algunas audiencias y no tanto para otras, señalando que será interesante ver los resultados de las próximas Centro de investigación de la industria de exposiciones (CEIR) Encuesta de Pulso COVID.
Robyn Estuvo de acuerdo y ofreció más información: “¡Absolutamente! Espero ver esos datos, Cathy, con suerte desglosados por segmento y cualquier otra característica definitoria. En cuanto a las exhibiciones digitales, a algunas les va mejor que a otras, como era de esperar. Mi empresa ofrece servicios para el éxito de los expositores (como capacitación), por lo que este ha sido un tema candente de discusión últimamente. Ciertamente existen oportunidades para los expositores en el espacio digital, pero para tener éxito, necesitarán adaptar sus planes y esfuerzos para adaptarse mejor a la plataforma, un proceso que a menudo necesitan ayuda para navegar. ¡Es alentador ver tantas ferias trabajando arduamente para apoyar más a sus expositores ahora, sin importar el tipo o lugar de su feria!"
kimberly agregó que LIMRA se está moviendo a un formato F2F con un componente digital, pero no haciendo ningún streaming. Incluirá un mercado, aunque no ha resultado muy exitoso.
cathy señaló que la IAEE está ofreciendo un formato híbrido este año para ¡Exposición! ¡Exposición! Reunión y exposición anual de la IAEE además de lanzar recientemente su mercado de 365 días, MercadoHub.
Randy Bauler, CEM, Director de Relaciones Corporativas y Exposiciones, Asociación Estadounidense de Enfermeras de Cuidados Críticos (AACN) se unió al grupo ofreciendo esta útil información: “…El café aún no ha hecho efecto ya que acabamos de completar un evento virtual de 4 días esta semana del 24 al 27 de mayo. Obtuvimos buenos resultados, principalmente en el aspecto educativo con más de 300 sesiones pregrabadas (algunas con preguntas y respuestas en vivo después del video), además de algunas conferencias magistrales en vivo. Nos complace haber contado con la participación de 6700 enfermeras de cuidados intensivos (normalmente recibimos entre 7000 y 8000) y 114 expositores (normalmente recibimos entre 375 y 400 en la exposición en vivo). Una vez que nos recuperemos (¿después del 5 de julio?), comenzaremos a planificar nuestro primer evento híbrido para mayo de 2022 en Houston. Aprendimos mucho de nuestra primera experiencia de conferencia virtual, que planeamos evaluar y analizar cuidadosamente antes de diseñar la experiencia de conferencia híbrida. Felicitaciones a todos los programas que regresarán al evento 'en vivo' en los próximos seis meses. Todos (asistentes, expositores, personal, etc.) prefieren la experiencia del evento en vivo a la virtual. Aunque mis piernas y pies se sienten sorprendentemente mejor que cuando regreso de nuestro evento en vivo”.
Nicole Lenon Johnson, especialista en servicios de convenciones y ferias comerciales de exhibición, Delta Sigma Theta Sorority, Inc. dijo: “…Vamos a tener un evento híbrido este otoño, con el 40% como F2F y el 60% híbrido. Incluiremos una oportunidad para que los inscritos híbridos vengan al sitio para comprar con nuestros expositores. Tendrán que comprar un pase para ingresar a la Sala de Exposiciones”.
Anne Halal, vicepresidenta sénior de exposiciones, educación y servicios para miembros, Instituto Norteamericano de la Carne Además agregó: “Estamos ofreciendo la mayor parte de nuestro contenido presentado anteriormente en conferencias en formato híbrido. ¡Nuestra feria comercial en enero será solo en persona!
cathy añadió que parece que el componente educativo de lo digital es valioso
Paula Herz CEM, directora de ventas (este), Shepard Se preguntó si existe una tercera opción de no utilizar híbrido o digital una vez que la opción F2F esté disponible en todas partes. Preguntó si los híbridos tenían un costo demasiado prohibitivo, a lo que cathy respondió que las investigaciones indican que sí, que es caro y difícil de monetizar.
Julia Ichiba dijo: “Acabo de completar una conferencia virtual con exhibiciones/patrocinadores y los asistentes disfrutaron porque podían ver la educación en cualquier momento. Los expositores/patrocinadores no creen que lo virtual valga la pena $$ y no cobramos el precio completo. ¡Definitivamente volveremos a los eventos en vivo para 2022!
Christine Paplaczyk, CEM, gerente, ventas y operaciones de patrocinadores y exhibiciones, Asociación Blue Cross Blue Shield añadió: “Tendré que estar de acuerdo con Julie. Acabamos de tener una conferencia virtual de dos semanas y los expositores/patrocinadores no ven un retorno de la inversión (ROI) a pesar de que el sitio permanece activo 60 días después. Estamos considerando la opción híbrida para el próximo año, pero solo presionaremos para que sea presencial”.
Nicole Bowman MBA, vicepresidenta de marketing y comunicaciones, IAEE señaló: “Creo que COVID ha sido el indicador más claro del valor de F2F y al final todos saldremos más fuertes. ¡Vaya equipo F2F!
“¿Cómo están trabajando con los socios para aumentar los recursos para la reapertura de eventos presenciales? Esto es relevante tanto para los organizadores como para los socios de servicios”.
Russell Callahan, CEM, Director de Operaciones Nacionales, Quest Events respondió: “Esta es un área en la que esperamos que los organizadores tengan los ojos bien abiertos. Como proveedores, tenemos los mismos desafíos que todos en la industria de servicios están experimentando. Los costos están por las nubes y la mano de obra es escasa. Espero que los organizadores se den cuenta de que esta es una discusión importante que deben tener con todos sus proveedores”.
cathy respondió, “Tuvimos esta discusión sobre MATSO Meets esta semana. Sabemos que el parto tardará algún tiempo en regresar. F&B va a ser más. Espero que todos podamos ser lo más transparentes posible entre nosotros mientras TODOS nos recuperamos”.
erika añadió: “De acuerdo con Russ. ¡Creo que este será realmente un momento en el que confiaremos unos en otros y la transparencia y la comunicación serán claves!
Robyn dijo: “Siempre nos hemos asociado estrechamente con los programas que apoyamos, ya que todos nuestros servicios son personalizados; pero, especialmente recientemente, hemos estado trabajando aún más estrechamente y manteniéndonos en contacto con más frecuencia... Como los planes de eventos a menudo evolucionan con el tiempo (en lugar de establecerse y realizarse desde el principio, como antes), esa comunicación, confianza y flexibilidad –de ambas partes– ha sido crucial. Al final, todos queremos lo mismo: una experiencia lo más exitosa posible para los involucrados. Trabajar juntos hace que ese objetivo sea alcanzable, independientemente de las circunstancias del entorno y de cualquier limitación adicional”.
cathy Estuvo de acuerdo con Robyn y señaló que estuvo en un panel a principios de semana en el que se hizo un comentario que, al salir de la pandemia, la esperanza es que todos sigan siendo “amables” unos con otros.
julia agregó: “El Capítulo del Medio Oeste de la IAEE organizará un evento en persona el próximo miércoles. Tenemos una mini exhibición (ofrecimos una tarifa baja para participar o patrocinio en especie, y algunos de nuestros patrocinadores más importantes no pudieron asistir debido a falta de mano de obra o presupuesto). El panel será un estudio de caso sobre cómo volver a los eventos en vivo. Esperamos alrededor de 70 asistentes”.
cristina señaló: "No estoy seguro de si esto se relaciona con la pregunta, pero estamos notando que algunos de los patrocinios que ofrecimos en el pasado pueden no ser viables en el futuro debido a nuevas pautas de seguridad con los hoteles, etc."
"¿Qué nuevos recursos útiles han sido valiosos en la reapertura?"
julia respondió: “Siempre estoy interesado en ver qué están haciendo otros organizadores o utilizando algún producto nuevo para la seguridad”.
erika agregó: “Sí, me gustaría saber qué seguiremos usando para la seguridad en el futuro. Y variará dependiendo de la instalación y la ubicación”.
Cachondo También señaló: “Buena pregunta, Cathy. Estos NO son recursos nuevos, pero planeamos confiar en nuestro contratista de servicios generales, nuestros contactos en instalaciones y destinos, IAEE y su gran cantidad de expertos de la industria, CEIR y su gran cantidad de datos y métricas de eventos, y nuestros expositores de larga data, que normalmente participar/exponer en 30-40 ferias médicas y sanitarias cada año. Intentaremos escuchar y aprender las mejores prácticas para nuestro primer evento híbrido que ahora estamos planeando para mayo de 2022”.
“¿Ves alguna brecha en los recursos necesarios para reabrir eventos en persona? ¿Dónde están las brechas en los recursos laborales (es decir, transitarios, técnicos audiovisuales, personal de marketing, etc.)? ¿Cuáles son las brechas en los recursos de equipos?
Nicole Bowman respondió: “Antes de COVID, los organizadores de ferias tenían expectativas poco realistas sobre la comunidad de proveedores. Esto fue algo que se mencionó en una sesión anterior. Foro de liderazgo de mujeres de la IAEE evento. Actualmente existe una tendencia dentro de la comunidad de proveedores de abandonar esta industria para encontrar un mejor equilibrio entre vida personal y laboral. Como industria, debemos tener un enfoque holístico de las expectativas de nuestros socios de servicio y recordar que todos somos humanos, que tenemos un número limitado de horas al día, tenemos familias, etc.”.
julia dijo: "Creo que dependerá del tamaño del evento y la mano de obra es la mayor preocupación ahora".
erika agregó: “Estoy totalmente de acuerdo con Julie en que el tamaño del grupo y la mano de obra son la mayor preocupación. Además, acierta, Nicole, en que el bienestar es la máxima prioridad para mantener al personal”.
“Con eventos superpuestos, ¿cómo se administrarán los recursos?”
Robyn respondió: “Estratégicamente, espero. Para algunos, se tratará de reasignar recursos a los eventos/oportunidades que esperan que tengan mayor impacto, como los organizadores mencionados anteriormente que mencionaron centrarse en un formato frente a todos los formatos o, para los expositores con los que he estado trabajando y que están haciendo un esfuerzo para centrarse en las oportunidades correctas en los shows correctos en lugar de simplemente hacer lo que siempre hacen; en otras palabras, hacer una (o incluso algunas cosas bien versus un montón de cosas mal)... Para otros, se tratará de acumular mejorar la organización y la educación para mejorar la eficiencia con los mismos recursos: comenzar antes, realizar investigaciones adicionales para garantizar que se confirmen los recursos más adecuados, actualizar las herramientas que ayuden a hacer su trabajo mejor/más rápido/más inteligente…”
erika agregó: “¡Gracias, Robyn, muy bien explicado y acertado! Creo que es prudente recordar las lecciones aprendidas y dar valor a todas las partes interesadas: ¡escuche sus objetivos!”
“¿Cuál es la nueva norma? ¿Qué nuevas prácticas cree que continuarán como estándar en el futuro?
erika respondió: “Basado en la popularidad de la educación digital, creo que la transmisión en vivo aún se incluirá en el futuro. Y luego monetizar el vídeo OnDemand”.
Dana Fuller, CEM, directora de exposiciones y eventos, planificadora de reuniones independiente añadió: "Creo que veremos más eventos híbridos".
erika respondió: “¡Estoy de acuerdo en que este es un tema popular y seguramente puede extender la vida del evento!”
Robyn señaló: "Como dicen, la única constante es el cambio... Dejé de hacer predicciones hace algún tiempo, jajaja, pero estoy ansioso por leer lo que todos esperan".
Nicole Lenon Johnson dijo: “Los eventos híbridos se convertirán en la nueva norma. Para la mayoría, es atractivo que los asistentes tengan acceso al contenido sin los gastos de viaje y alojamiento”.
julia señaló: "Veo que un evento completo en vivo regresará en 2022, pero ofrecerá educación a pedido".
"¿Qué eficiencias se han aprendido que continuarán con los eventos y la oficina?"
erika respondió: “He escuchado de hoteles, proveedores y asociaciones algunos ahorros de costos y de tiempo gracias a las nuevas ideas que han surgido debido a la pandemia. Es interesante lo que podemos lograr cuando nos vemos obligados a hacerlo. Por ejemplo, una simple idea de que los cócteles en lata ahora son populares, disminuirá las colas en el bar y ¡se han vuelto bastante sabrosos!
Dana Fuller agregó, “Flexibilidad en horarios para oportunidades de trabajar algunos días remotos”.
¿Le gustaría unirse a las discusiones en vivo de Coffee Talks? El foro en línea se lleva a cabo el último viernes de cada mes en el Foro Abierto MemberLink de la IAEE disponible en el Panel de miembros de la IAEE.
