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Afin d'assurer le succès d'un événement ou d'une exposition, certains éléments essentiels du processus de planification doivent être menés à partir de la base. Quel que soit le succès ou le respect d’une exposition, elle doit être présentée comme s’il s’agissait d’un premier événement – c’est l’équivalent marketing et commercial d’un budget base zéro. Il s'agit de mettre en évidence les caractéristiques et les avantages d'un événement, de comprendre les phases du cycle de vente et la nécessité de soutenir les efforts de vente avec les outils et ressources appropriés, et de préparer le prospectus de l'exposition de manière complète et engageante.

Une exposition ou un événement réussi est souvent le résultat des efforts de plusieurs prestataires de services. Une partie importante de la responsabilité de l'organisateur d'une exposition ou d'un événement consiste à évaluer, rechercher et contracter les services et produits nécessaires à la réussite d'un événement.