IAEE 执行副总裁兼首席运营官 Cathy Breden 在我们的第一次咖啡座谈会上欢迎了开放论坛的参与者，这是 IAEE 开放论坛每月最后一个星期五举行的月度聚会。Cathy 立刻开始提问……
Cathy 最近参加了 2021 年 4 月的 SISO CEO 会议，并对他们制定的协议印象深刻。他们使用了 Fern Health Check 计划，所有与会者都必须提交疫苗接种证明或阴性检测证明。使用 Fern Health Check，用户通过门户网站提交证明，然后每天都会收到一条“健康检查”短信，询问您是否出现任何症状。小组的第一个问题是，
“您对为参会人员进行 COVID 检测和/或疫苗有什么看法？”
答案多种多样且富有洞察力……
美国国家安全委员会高级贸易展经理 Heidi Mitchell 表示 对于她即将参加的活动，他们正在考虑要求提供疫苗接种证明或检测阴性证明。
Erika Welling CEM、DES 喜欢健康检查计划，听说过该系统，将进一步检查。Erika 补充说，他们刚刚在拉斯维加斯完成了一场活动，他们选择使用豁免条款，要求与会者免除他们感染 COVID 的风险，并传达他们的规则，以遵守所有活动和设施协议。Erika 承认，这并不能保护他们免受诉讼，但它有助于在与会者心中建立 COVID 风险责任和与安全协议相关的演出期望的沟通。它还有助于与会者对活动安全措施感到放心。
Cathy 主动分享了 ConvExx 制定的豁免。谢谢， Ray Luca 与 Event Advisory Group 合作 感谢您在讨论中如此迅速地分享！ 您可以在这里找到它。 随后，凯茜 (Cathy) 给出了两个豁免释放示例和示例文本——您可以在此开放论坛讨论中找到它们。 只需点击“社区”中的“打开论坛”，然后点击“讨论”，找到“咖啡谈话”，就可以加入了！
德克萨斯州公寓协会会议与博览会副总裁 Lynn Fisher 提供了另一个豁免文本示例。Lynn 在 2021 年 4 月 14 日至 16 日在德克萨斯州圣安东尼奥举办 TAA ONE 会议和博览会期间的经验和教训被 IAEE 团队撰写成深入采访。 您可以在这里阅读。 它为您在瞬息万变的世界中规划下一次活动提供了深刻见解。Lynn 发现，她亲自参加的活动的出席者完全不同，因为几乎所有人都是高管级别（影响者/决策者）。她指出，大多数公司都削减了预算，并实施了旅行禁令，因此中层出席者被削减了。参展公司喜欢这种方式，即使出席人数较少，他们也对出席者的质量感到满意。TAA 的成员非常高兴终于能够亲自见面。
Kara Dao，JDC Events 客户参与和运营高级总监 同意 Erika 的见解，“……你无法阻止诉讼机器。但积极主动有助于提炼意图。我同意让人们感到舒适是一个好主意，并且会真正影响一切。这一切都与活动和现场的沟通和管理期望有关。此外，Kara 补充说：“有很多协议。我们一直在全面地进行面对面接触。首先，我们从各种提供商那里收集所有合规计划，然后将它们整理成一个有意义的可行计划。使用风险评估模板会有所帮助。从那里，您还可以制定缓解计划、危机管理和通信计划。首先要了解现有情况。哦，它有助于了解追踪和一般 COVID 安全指南。”
很棒的反馈 Kara – 谢谢！
HIMSS 展览与会议服务高级总监 Elli Riley CEM 问道：“我们正在研究 Health Pass 应用程序（通过几家不同的公司）。您个人是否认为将个人信息输入应用程序的过程具有侵扰性？我认为这是为了正确验证疫苗而预料到的，对吗？好问题！Kara Dao 表示，她正在使用 Health Pass 应用程序参加即将举行的活动。“到目前为止一切都很好，很简单。它并没有让人觉得侵扰，但也许是因为组织者在进入应用程序之前对要求非常清楚。他们说明了要求背后的原因，所以我甚至没有质疑。” HIMSS 下一场展会将于 8 月 9 日至 13 日在拉斯维加斯举行，他们同时将提供一场数字活动。
这是一个重要的顿悟时刻：如果您在进入应用程序之前非常清楚要问的问题，那么使用健康通行证应用程序是可行的。为什么的定位需要非常明确，以阻止任何负面假设。
Stacey Mills，CMP，CEM，IAAPA 会议和贸易展运营高级总监，想知道即使测试或疫苗对小型活动有效，但对于像她这样规模为 20,000 至 30,000 人的活动来说是否可行？目前，IAAPA 尚未计划满足这两项要求。Stacey 想知道其他人在做什么。 艾莉森·卡彭特（Allison Carpenter），CEM、CMP，国防工业协会展览与赞助总监 补充道，“对于我们下个月要举办的大型活动（以虚拟方式举办），我们原本希望要求进行阴性检测，但老实说，那是在疫苗接种率大幅提升之前。” 贾斯汀·摩尔 (Justin Moore)，工商管理硕士、CEM，美国保龄球协会会议与活动总监 评论说：“我认为疫苗接种的推广起到了很大的帮助。在德克萨斯州，任何 18 岁以上的人都可以接种疫苗，他们实际上正在关闭疫苗接种点，因为他们没有需求来维持疫苗接种。”哇！
Patricia Giannini Henry，CAE、CMP、CEM，APCO International Inc. 活动总监 评论说：“截至目前，我们 8 月份的展会（预计约有 4,000 人参加）没有检测或要求接种疫苗。我们的与会者都是应急通讯专业人员。我们将进行体温检查（圣安东尼奥会议中心已经实施）和其他安全措施。”帕特里夏提供了她展会的网页，介绍他们的健康和安全计划 这里。Patricia 指出，APCO 预计出席人数将减少 25%，目前情况也如此。他们的活动仅限现场举办，没有混合选项。
Robyn Davis，参展商 WINH LLC 的 CPTD 补充道：“作为供应商，我不需要为除了我之外的任何人做出这些决定 🙂 但我很想知道组织者如何为他们的展会选择合适的方案……就我个人和职业而言，我一直在关注事情的进展，甚至就在过去几周，情况就“感觉”大不相同……例如：在南卡罗来纳州，我们看到限制越来越少，互动越来越“正常”！互联网似乎也感觉更加积极，最近有更多安全/成功的活动体验可以分享！”这当然是好消息！
Cathy 将于 6 月 8 日至 10 日参加世界混凝土博览会，并将向大家介绍与会者的规程。此外，请继续关注 IAEE 电视台的几集节目，其中记录了 Informa 举办世界混凝土博览会时使用的规程。
大家是如何管理参会者的期望的？参展商又如何呢？
Cathy 指出，她当天早上（4 月 30 日）收到了来自德克萨斯州奥斯汀的 IAEE 成员之一的电子邮件，该成员刚刚与 2,700 名与会者和 375 名参展商结束了会议。对于星期五（又名 Fri-YAY）来说，这真是个好消息！
EVOLIO Marketing 总裁兼首席策略师 Joe Federbush 回答说：“从几家参展商（大型参展商，各行各业）那里，我不断听到他们对出席人数低于过去（疫情前）及其对投资回报率的影响的担忧。现在似乎比以往任何时候都更重要的是与参展商/赞助商分享有关参会者质量的数据，而不是数量。因此，关于参会者的工作级别、购买角色和兴趣等质量的透明度比以往任何时候都重要，这向参展商保证，出席人数减少并不意味着投资回报率降低。但这当然是先有鸡还是先有蛋的问题，因为你需要最新的预注册数据来确保质量，而这些数据往往要到活动日期临近时才能获得。”
Jeff Sacks，CMP，Maritz Global Events ESN 执行副总裁 确认，“乔，你说得对。我们有一位客户自秋季以来已经举办了两场 F2F 展会，虽然他们的出席人数当然有所下降，但参展商的反馈是，展会现场的参展商质量很高，其中许多参展商报告的销售额达到或超过了上一次 COVID 之前的展会。质量与数量完全相符。” Elli Riley，HIMMS 的 CEM 补充道：“Joe，我完全同意你的观点，即对参展商更加透明，告知参展商谁将参展。今年对于参展商来说是艰难的投资年，他们希望确保获得良好的投资回报，展会组织者可以采取更多措施来帮助他们实现更好的发展（无论是短期还是长期）。”
卡拉道 – 宣扬它！“一切都关乎沟通、沟通、沟通。你必须告诉所有参与者（与会者、参展商、贵宾）应该期待什么以及对他们的期望是什么。管理期望和规划参与者的旅程一直是我们的工作。现在它更加强大了！ 罗宾戴维斯 同意，“是的！沟通越多越好……但也要确保你的话是真的。如果你不知道（或者你以为你知道，但有些事情发生了变化），就说出来，但不要说一些不太可能是真的或你还不确定的事情。只有当每个人都能信任它时，沟通才有用。”
来自的智慧之言 艾瑞卡·威灵 – “就我们所做的事情而言，管理期望的简短答案是沟通、沟通、更多的沟通。我们发布了我们的安全协议以及当地政府协议和设施协议的链接。我们更新了合同信息，并在活动前发出了豁免书，表明我们将让他们在入场前签字。我们精心措辞，以帮助他们感受到这符合所有与会者的利益，以及我们为他们的安全性采取了多么谨慎的措施。
世博会！有什么计划吗？世博会！
谢谢 B. Murphy，CEM 与 Fern Expositions 合作 感谢您的提问！Cathy 指出，IAEE 将关注 IAEE 安全重启展览和活动的基本考虑因素以及当时的 CDC 指南。现在还无法提前说出这些内容，因为它们似乎一直在变化！ 卡罗道 同意，“这种病毒及其影响在不断演变。作为一个行业，我们需要灵活应对，随时准备做出改变。然而，到 Expo! Expo! 到来时，将会有一些强有力的基准和协议。”
Randy Bauler，美国重症监护护士协会 (AACN) 企业关系与展览总监、CEM 向小组征求了关于过渡到混合模式的建议。我们听到的是：
“你必须审视你的展会策略，确定是否有观众可以通过提供数字内容得到很好的服务。这些数字内容……是否会增强/提升 F2F 体验？你计划的其实是两个独立的活动。” – Cathy Breden，CMP，CAE，CEM
“几周前，我们刚刚结束了 2021 年的 100% 虚拟会议。现在，我们正在制定 2022 年混合会议的举办策略。我们需要考虑很多因素，但仍然任由病毒摆布。然而，今年我们的与会者反馈最多的是，他们期待着重新面对面地交流。这需要大量的规划，并密切关注公共卫生趋势等。我认为，随着我们不断前进，我们将不得不制定 A、B、C 计划，甚至更多计划！” – Jane Dahlroth CEM、CMP-HC、美国医学遗传学和基因组学学院 (ACMG) 会议与展览高级总监
Melodie Anderson CEM、DES、食品技术协会展览经理 询问其他组织者在做什么。对于 Melodie，她补充道：“我们的一些公司仍然有旅行禁令。此外，我们的 20% 与会者来自国际。我们今年的活动是数字化的，计划于 2022 年 7 月举办混合活动。” 卡拉道 提供了很好的见解，“作为多家公司、协会和联邦机构的组织者，我们正在计划所有混合活动，直到明年秋季。我们的团队预测技术将继续存在，我们将利用技术以有意义的方式扩大受众范围，同时也确保严格的健康与安全标准。我保证将推出更多健康和安全技术以及场馆内的单流功能。一切都与技术有关。”
Paula Herz，CEM，销售总监（东部）与 Shepard 问道：“有人听说过企业旅行禁令的情况吗？有关于联邦旅行限制的消息吗？这似乎是让注册和参展人数恢复正常的最大问题。” 贾斯汀·摩尔（Justin Moore），工商管理硕士（MBA）、CEM 说：“这真的取决于组织对企业旅行禁令的执行。大多数中小型参展商都准备好重新出差并与客户合作。而反应迟缓的是大型财富 500 强企业。他们的大多数员工都准备好外出，甚至有些人愿意自费出差，只为与客户和潜在客户会面。” Cathy 还提到，Exhibitor Media 针对参展商情绪进行了一项很棒的 COVID 研究，如果你还没有看过的话。 在此处查看调查结果。
乔·费德布什 补充道：“据我所知，许多大公司计划在 9 月/10 月解除旅行禁令。有趣的是，那些原本计划在 7 月结束旅行禁令的公司已将其推迟到 9 月，而那些计划在 2022 年之前解除禁令的公司已将其推迟到 10 月。” 兰迪·鲍勒（Randy Bauler），CEM 附和道：“这取决于行业。对于医疗保健活动，对医疗保健专业人员（医生、护士等）的旅行禁令仍然有效。医疗保健参展商各不相同，但许多都遵循展会或活动的指引。” 海蒂·米切尔 指出，“就我们的活动而言，我们听说旅行禁令将在 2021 年夏季（6 月至 8 月）开始放宽，但秋季（9 月至 11 月）的情况会好得多。”
凯茜 还补充了 Paula 的问题，“酒店和商业复苏就业法案是 6 月 2 日 ECA 立法行动日的主要焦点。该法案倡导激励措施，让与会者和参展商重返活动。该法案通过重启信贷为贸易展览行业及其工人提供复苏措施，从而恢复就业。我们真的需要每个人都注册并参加，以使该法案获得通过。 您可以在此处找到更多信息以及如何注册。
对于那些计划举办实体活动的人，你们的餐饮/招待会计划是什么？室内还是室外？
“户外显然更受欢迎。但这是否可行无疑是活动策划者面临的另一个挑战。” – Richard Vallaster，CEM、DES，Personify A2Z Events 活动管理解决方案营销总监
“户外 = 我们做户外运动，但我们害怕户外运动。” – Kara Dao，CEM
“在我刚刚举办的活动中，大多数演讲嘉宾都在海外，由于这些国家仍处于封锁状态，我们为他们进行了现场直播，效果确实很好，而且我们能够通过这种方式邀请到更多的名人演讲者，所以将来我们会同时进行这两种方式。
我们的晚宴和招待会有时在室内，有时在室外。有些是宴会，有些是坐席，当然，所有活动都由服务员服务。效果很好，而且这是一群非常高端的人群。每个地方的情况都不一样。服务员必须为所有活动提供服务。我们为每场活动都安排了座位。我们还提供无接触式水壶和咖啡壶。与会者喜欢所有的活动，而且大部分都遵守了安全协议，尽管他们很高兴能出去社交，以至于他们的谈话有些超时了。”—— Erika Welling，CEM，DES
“虽然我喜欢户外的想法……但德克萨斯州的八月就不太喜欢了！我们计划尽可能减少接触点，并保持座位之间的物理距离。一些招待会将在带有相邻露台的房间举行，这样我们就可以留出一些室外/遮盖区域。” – Patricia Giannini Henry CAE、CMP、CEM
“我们在 8 月和 10 月的线下活动中合作过的酒店都很棒。他们提出了很多建议，例如，对于招待会，必须为每个人提供座位（这对于社交来说并不理想，但可能是我们必须要做的事情），他们还提议派工作人员四处走动接受饮料订单。此外，所有食物都将预先包装好。这不是最适合社交的活动，但可能值得一试！– Allison Carpenter CEM、CMP、国防工业协会展览与赞助总监
“例如，我在考虑在较大的广场上设置桶形座椅。我还喜欢一种布局，在座位旁边放一张小边桌，用于放置分发的食物和饮料。这种桌子的使用也有助于保持社交距离。除了户外，预包装也有帮助。不仅仅是从污染的角度来看，还因为它在户外，覆盖物品也能防止虫子靠近。在场地工作——所有一口大小的物品，单独放在托盘上，打喷嚏/盖上护具，服务员戴着手套/口罩，用钳子夹住每件物品。如果你考虑一下，不管有没有 COVID，这都是很好的食物处理方式！” – Kara Dao，CEM
“我们刚刚结束了一场线下活动，有室内和室外场地。我们位于德克萨斯州，因此这些规则可能不适用于美国其他地区。餐饮成本会高得多，而且由于场地很难获得某些食品，因此需要提前提供担保。你需要服务员来处理一切，并遵守社交距离规则。而且，它们每天都会变化！随着协议的变化，我在现场两次重新制定了近 700 人的晚会计划！你还需要服务员提供咖啡和/或水等一切服务。水不会随时可用，饮水机已关闭，你最想为他们提供这项服务。活动看起来/感觉会有所不同，但与会者仍将享受体验。” – 林恩·费舍尔（Lynn Fisher）
您对今年第三季度和第四季度最大的担忧是什么？
“我最担心的是，美国正达到一个群体免疫似乎不可能实现的地步。由于我们无法实现这一目标，似乎我们一离开家，就会在每个环境中与接种疫苗和未接种疫苗的人互动或混在一起。而且根据地点的不同，可能不需要戴口罩。虽然我们可以选择作为活动、企业等制定自己的政策，但我（遗憾地）看到容忍度和执行力正在减弱。”—— Rich Vallaster，CEM，DES
“在内华达州等一些州，如果我们的疫苗接种率达不到一定水平，根据州长的法令，我们可能无法按预期开放活动。各方最大的担忧是熟练和非熟练劳动力。在正常情况下，当展览和活动受到压缩时，就会出现这种担忧，但现在随着活动推迟到今年晚些时候，压缩程度越来越大，此外，找到生产劳动力也是一个问题。在发生了所有这些事情之后，打开电灯开关都很难。” – Erika Welling，CEM，DES
凯茜 注意到即将开展的针对展览行业劳工问题的 ESCA 活动。 Kara Dao，CEM 指出，“我期待这项活动的有效性。我真心为 ESCA 成员感到高兴，并全力支持他们的努力。对他们来说，这将是一场艰苦的战斗，我们作为组织者，需要全力支持 ESCA 的努力。否则，谁来完成这项工作？在疫情之前，熟练劳动力非常稀缺，现在该怎么办？”
Allison Carpenter CEM、CMP最大的担忧是，由于种种限制（容量等）和额外成本，举办现场活动在财务上不可行/无益。
“我们活动团队最大的担忧实际上是随着全国封锁而来的，现在这种情况还在继续。我们的一名团队成员表示，他们担心一旦解禁，酒店能否找到客房服务人员。然后，场地、供应商等现在是否能够找到足够的员工来举办这些活动？如果可以，那么现在这些劳工队伍的质量如何。一个例子就是疫情前休斯顿缺少卡车司机和装饰工。我记得有几场演出，管理团队成员放弃了装饰工，全员“停工”以开办演出。”—— Kara Dao，CEM
你们的合同怎么样？你们的服务提供商/酒店是否更加灵活？你们如何修改合同？
Kara Dao，CEM 提供，“合同——我们看到所有场地、供应商、酒店合作伙伴、制作公司、餐饮服务商都尽可能灵活。我们必须明白，他们不能再像以前那样打折和让步。这会给渠道带来更多成本，因此制作成本也会更高。修改预算必须在修改合同之前进行。然后，我想说，预计至少要全面多付 20%。我们也看不到更多人愿意免费更改日期。日历上大部分时间都排得太满了。一切都挤在一起了。”
Erika Welling，CEM，DES 补充道：“这些场馆对我们的合同非常灵活，我们很感激我们继续举办线下活动，尽管我们的规模较小，但这为我们的将来带来了曝光机会，虽然我们花钱而不是赚钱（我们觉得这是对未来的一项很好的投资）。一路走来，随着不断变化的 COVID 协议不断变化，我们经历了无数次的改变和调整。他们非常慷慨。我们的活动规模也缩小了，但我们在一个通常能容纳 5 倍参会人数的房间里。”
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